Dein Weg zur Gästeliste – für deine persönliche Feier

Ich zeige dir heute warum ich finde, dass es Sinn macht als Erstes bei der Planung eines Festes bei der Gästeliste anzufangen. Dabei ist es egal ob in Vorbereitung eines Geburtstagsbrunches oder der Planung der eigenen Hochzeit.  Außerdem erfährst du Schritt für Schritt, wie du zu deiner persönlich perfekten Gästeliste kommst bzw. bei der Hochzeitsplanung ihr zu eurer natürlich.

Tatsächlich haben der Herzensmann und ich auch genau damit bei unserer Hochzeitsplanung angefangen, aber das ist nicht der Grund, warum das meiner Meinung nach sinnvoll ist. 😉 Das ist mir nämlich erst in der weiteren Planung so richtig bewusst geworden.

Schritt 1: Sammeln

Gut, wie sind wir also vorgegangen? Ich glaube nicht einmal einen Tag nach der Verlobung, haben wir es uns abends in unserer Ferienwohnung in Lissabon gemütlich gemacht und haben auf die Rückseite unserer Buchungsbestätigung die ersten Personen aufgeschrieben, die wir an unserem Tag unbedingt dabeihaben wollen. 

Das ist auch tatsächlich mein erster Tipp: Schreib erst einmal frei von der Leber weg alle auf, die dir einfallen, die du zu deiner Geburtstagsfeier, Hochzeit etc. einladen könntest. Anders als wir es gemacht haben empfehle ich dir aber dabei nicht nur die Namen aufzuschreiben, sondern auch daneben, warum. Warum, sollte diese Person bei deiner Feier oder eurer Hochzeit dabei sein? Werde hierbei auch ein bisschen genauer als nur zu schreiben „gehört zur Familie oder zum Freundeskreis“. Das heißt nicht, dass du nun einen kleinen Roman zu jeder Person schreiben sollst. Doch versuche etwas genauer zu definieren, in welcher Beziehung du zu dieser Person stehst und warum sie nicht fehlen darf. So könnte das dann aussehen:

Tante Claudia gehört zur Familie, aber einen weiteren Grund weißt du nicht warum sie dabei sein sollte? Okay, das ist total legitim für den Anfang. Für deine weitere Planung gibt dir diese Liste aber entscheidende Hinweise.

Schritt 2: Konkretisieren

Das erste Brainstorming ist vorbei und nun geht es daran, die Gästeliste weiter zu konkretisieren. Zu den meisten Personen gibt es nämlich bestimmt noch einen Partner, eine Partnerin oder Kinder. Im nächsten Schritt ist also festzulegen ob z.B. die sogenannten „plus 1“ oder Kinder mit eingeladen werden sollen. Hier fällt dir vielleicht auf, dass bei manchen Paaren schon beide auf deiner Liste stehen und bei anderen eben nicht, weil der Partner, die Partnerin z.B. ganz frisch ist, du sie/ihn vielleicht auch nicht kennst oder aber auch nicht wirklich magst. Rechne hier die Zusatzpersonen erst einmal mit ein oder triff für dich schon eine allgemeine Entscheidung: Eingeladen werden sollen nur die Paare, die schon länger zusammen oder verheiratet sind, aber nicht die neuen Freundinnen/Freunde deiner vor kurzem noch Single Freunde. Oder es soll allen erlaubt sein eine „Plus 1“ Person mitzubringen und auch die Kinder sind gern gesehen. Schau was dir erst einmal am angenehmsten ist, wobei du dich wohlfühlst, behalte deine Überlegungen aber im Hinterkopf.

Dann zähle zusammen, wie hoch ist die maximale Anzahl deiner Gäste laut deiner konkretisierten Liste?

• Paul + Partnerin + 2 Kinder = 4 Personen
• Tante Claudia + Onkel Klaus + …. und so weiter

Bei der Hochzeitsplanung solltest du diese Schritte entweder direkt mit deinem Partner, deiner Partnerin zusammen oder aber jeder erst einmal für sich machen und dann geht ihr in den Austausch. Hier ist es natürlich wichtig, dass ihr bei unterschiedlichen Auffassungen z.B. du möchtest, dass jeder jemanden mitbringen kann, dein Partner, deine Partnerin aber nicht, eine Einigung bzw. einen Kompromiss findet.

Jetzt hast du, habt ihr also eine maximale Gästeanzahl und theoretisch könnten die weiteren Partyvorbereitungen nun starten. Doch ich empfehle dir noch einmal auf deine Liste zu gucken und die  minimalste Gästeanzahl zu ermitteln. Was bedeutet das? Geh durch deine Liste und markiere dir welche Personen bei deiner Feier nicht fehlen dürfen und bei welchen du es nicht so schlimm fändest, wenn sie nicht dabei wären. Das können die Plus 1 Partner*innen sein, die Kinder oder aber Tante Claudia und die Arbeitskollegen Paul und Konrad. Ja, das ist vielleicht erstmal komisch und man bekommt ein schlechtes Gewissen, aber letztendlich wirst du in der weiteren Planung feststellen, dass es wichtig ist Prioritäten zu setzen. Das Gute ist außerdem außer dir muss diese Liste ja keiner sehen. 😉

Schritt 3: Überprüfen

Warum sollte das meiner Meinung nach nun aber der Anfang bei der Planung sein?

Stell dir vor du, verliebst dich in eine Location, dort passen 40 Personen rein, aber im Nachhinein stellst du fest, dass du doch gerne 65 Gäste einladen würdest. Uff, was nun? Hättest du vorher die Liste erstellt, hättest du vielleicht von vornherein diese Location gar nicht angeschaut und der Schmerz wäre nicht so groß etwas anderes suchen zu müssen. Oder aber du gehst noch einmal in dich und überlegst was für dich Priorität hat: Der Ort deiner Feier oder das viele Gäste mit dir feiern? Die Liste, mit den Anmerkungen und deinen Überlegungen dazu hilft dir auch jetzt. Wenn du z.B. sagst, mir ist wichtig in einer tollen Location zu feiern und weniger viele Gäste auf meiner Party zu haben, hast du auf deiner Liste nun kleine Helferlein, die es dir erleichtern eine Entscheidung zu treffen. Die unbekannten oder „ungemochten“ Plus 1 Personen wolltest du eh eigentlich nicht unbedingt dabeihaben? Okay, streiche diese. Tante Claudia gehört zwar zur Familie, aber dir ist ansonsten kein Grund eingefallen, warum sie dabei sein muss. Dein Arbeitskollege Paul gehört zwar irgendwie dazu, aber auf den meisten Feiern ist er der, der am wenigsten tanzt und frühsten geht? Konrad würdest du nur aus Höflichkeit einladen, weil Paul eingeladen ist? Liegt deine Priorität woanders – streiche die Personen, bei denen es dir nicht so wichtig ist, dass sie dabei sind.

Mit etwas Glück ist nun deine Gästeliste so zusammengeschrumpft, dass deine Traumlocation doch passt und zusätzlich hast du wirklich nur deine liebsten Menschen bei deiner Feier dabei.

Doch nicht nur bei der Locationsuche oder der Budgetplanung ist diese Gästeliste hilfereich.  Sondern auch bei der generellen Gestaltung deines Festes. Du überlegst dir ein Motto mit Verkleidung für deine Geburtstagsparty, 80 % deiner Gäste, die dir wichtig sind, stehen aber überhaupt nicht auf Mottopartys mit Kostümpflicht. Der Großteil deiner Gäste achtet sehr auf Nachhaltigkeit und ist für Ballons steigen lassen und Grillbuffet wenig zu begeistern. Hast du deine Gästeliste im Blick und hast deine Prioritäten gesetzt, kannst du hier im Vorfeld sicher einigem Unmut vorbeugen.

Natürlich heißt das nicht, dass du dich komplett nach den Interessen und Eigenheiten deiner Gäste richten sollst, letztendlich ist es deine bzw. eure Feier und du/ihr bestimmt was ihr möchtet. Doch wenn eine deiner obersten Prioritäten ist, dass du eine schöne Zeit mit deinen liebsten Menschen hast, wird es vielleicht eine Mottoparty ohne Kostüm oder ein Grillbuffet mit leckeren vegetarischen und regionalen Optionen.

Gut, meine Vorschläge für das Aufsetzen deiner für dich perfekten Gästeliste hier also noch einmal kurz zusammengefasst: